「うまく説明するための準備とは｜話し方教室が教える『伝わる説明力』の基本」（じっくり教養 話し方教室東京）

「説明が分かりにくい」「話が長い」「結局、何を言いたいのか分からない」――。ビジネスの現場では、このような悩みを抱える人が少なくありません。

会議、プレゼンテーション、営業、部下指導、社内報告など、仕事では “説明する力” が求められる場面が数多くあります。そして、説明がうまい人ほど、信頼され、成果を出し、人間関係も円滑になります。

今回は、うまく説明するために必要な”準備”について詳しく解説します。

1.うまく説明する準備／「目的」と「相手」を明確にする

「何を伝えるのか」を明確に

説明が分かりにくくなる最大の原因は、「話す目的」が曖昧なことです。例えば、会議で発言しているうちに話が脱線したり、途中で論点が変わってしまったりする人がいます。これは、「何を伝えるのか」が整理されていないために起こります。

うまく説明できる人は、話す前に必ず “ゴール” を決めているのです。

「相手に理解してほしいのか」「納得してほしいのか」「行動してほしいのか」によって、説明の組み立て方は変わります。営業なら契約につなげる説明が必要ですし、部下指導なら「理解」と「成長」を促す説明が必要になります。

「説明とは、ゴールから逆算して組み立てるもの」です。話し始める前に目的を明確にするだけで、説明は驚くほど整理されます。

「誰に説明するのか」を明確に

説明は、自分が話したいことを話すだけでは成立しません。重要なのは、“相手に合わせること” です。例えば、専門知識のない相手に業界用語を並べれば、「難しい」「分からない」と感じられます。一方で、経営層に対して細かい現場説明ばかりをすると、「無駄が多い」と思われてしまいます。

つまり、説明上手な人は、相手の立場や知識量を考えながら言葉を選んでいるのです。

相手が初心者なら、できるだけシンプルな言葉を使う。管理職や経営者なら、まず結論や成果を伝える。このように、相手に応じて説明方法を変えることが、分かりやすいコミュニケーションにつながります。“相手基準” で話を組み立てることが大切なのです。

2.うまく説明する準備／「構成」を練る

結論から話す

説明が長くなる人の話は、「何が言いたいのか」が最後まで分かりません。聞き手は、結論が見えない状態が続くと集中力を失います。そのため、ビジネスでは “結論から話す” ことが重要です。

例えば、「この企画は実施すべきです。理由は市場ニーズが急激に高まっているからです」と最初に結論を示すだけで、聞き手は話を理解しやすくなります。さらに、結論の後に理由や具体例を加えることで、説明はより論理的になります。

情報を絞って話す

説明が苦手な人は、「全部伝えよう」としてしまいます。しかし、情報量が多すぎる説明は、かえって相手を混乱させます。本当に説明が上手い人は、“情報を削る力” を持っています。例えば、重要なポイントを3つ程度に絞ったり、一文を短くしたりするだけでも、聞きやすさは大きく変わります。

プレゼンテーションや会議で評価される人は、「知識が多い人」ではありません。「難しい内容を、簡潔に、分かりやすく伝えられる人」であることを忘れてはなりません。

3.うまく説明する準備／「丁寧に」準備する

声・スピード・間を整える

どれだけ内容が良くても、話し方が悪いと伝わりません。例えば、早口で一気に話す人の説明は、聞き手が内容を整理できなくなります。また、声が小さい、抑揚がない、間がないという状態では、相手の集中力は続きません。説明上手な人は、話す内容だけでなく、「どう話すか」も準備しています。

実際に声に出して練習したり、録音して確認したりすることで、自分の話し方のクセが見えてきます。特に重要なのが、“間（ま）” です。適度な間があると、聞き手は内容を理解しやすくなります。逆に、間がない説明は、一方的で圧迫感のある印象になってしまいます。

もうひと押しの準備をする

説明がうまい人は、話す内容だけではなく、“質問への対応” まで準備しています。例えば、会議やプレゼンでは、「なぜ必要なのか」「他の方法との違いは何か」「デメリットはないのか」といった質問が想定されます。これらを事前に考えておくことで、落ち着いて説明できるようになりますし、説得力や信頼感も高まります。

逆に、質問されるたびに慌てたり、答えが曖昧になったりすると、「準備不足」という印象を与えてしまいます。実は「説明がうまい人は、準備が丁寧」なのです。説明力とは “準備力” そのものといえます。

話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言

うまく説明するためには、単に話し方を磨くだけでは不十分です。大切なのは、「話す前にどれだけ丁寧に準備できているか」です。

説明の目的を整理し、相手を分析し、分かりやすい構成を考え、情報を整理する。そして、声や話すスピード、質問対応まで準備しておくことで、「伝わる説明」が実現できるのです。

会議、プレゼン、営業、部下指導など、あらゆるビジネスシーンで必要になる説明力。ぜひ今回ご紹介したポイントを意識し、「分かりやすく伝えられる人」になってほしいと思っています。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

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