「ムダな会議をなくす！成果を生むビジネス会議の進め方と活性化の秘訣」（じっくり教養 話し方教室東京）

ビジネスにおいて会議は重要な場ですが、現場では「時間ばかりかかって結論が出ない」「毎週開いているのに成果が見えない」といったムダ会議が少なくありません。

こうした非効率な会議は、参加者のモチベーションを下げ、生産性を落とす原因となります。では、どうすれば会議を活性化させ、成果を生む場にできるのでしょうか。今回は、ムダな会議をなくすための進め方を解説します。

1.明確な目的とアジェンダを共有する

会議が形骸化する最大の原因は「何を決める場なのか」が曖昧なことです。成果を生む会議にするためには、目的と進め方を事前に明確にすることが第一歩です。

目的を端的に言語化する

「意思決定をする」「情報共有をする」「課題解決策を検討する」など、会議の目的を一文で定義します。冒頭で明確に宣言することで、全員がゴールを共有でき、ムダな発言や時間の浪費を防げます。

具体的なアジェンダを共有する

アジェンダに「議題・時間配分・担当者・期待される成果」を盛り込み、事前に参加者へ配布することが重要です。これにより発言が準備され、会議の進行が効率化されます。

2.参加者全員の発言を引き出す

成果を生む会議は、一部の人だけで進むものではありません。多様な視点を取り込み、全員が主体的に参加することが、会議を活性化するカギです。

積極的に意見を求める

「この課題について他の案は？」「違う視点から見るとどうでしょう？」といった問いかけは、参加者の思考を促し、議論を広げます。普段発言が少ない人にも意見を求めると、チーム全体の一体感が高まります。

否定しないで受け止める

否定や批判が先行すると沈黙が生まれます。まずは「その視点は面白いですね」と受け止め、建設的な意見交換につなげることが大切です。「傾聴と共感」は会議活性化の基本です。

3.必ず具体的アクションにつなげる

活発な議論をしても、行動に落とし込めなければ成果は出ません。ムダな会議をなくす最大のポイントは、必ず具体的なアクションを生み出すことです。

アクションプランと担当者を決める

「次回までにAさんが資料をまとめる」「Bチームが提案を検討する」といった形で、誰が、いつまでに、何をするかを明確にします。抽象的な言葉ではなく、具体的なタスク化が重要です。

フォローアップを仕組み化する

会議後に要点や議事録を共有し、次回確認の場を設ければ、決定事項が形骸化しません。「言っただけ」で終わらせない仕組みづくりが、成果を生む会議を定着させます。

話し方教室の視点／酒井学院総長の一言

ムダな会議をなくすためには、目的の明確化・全員参加・行動への落とし込みの３点が欠かせません。

その前に、そもそも、会議は単なる情報共有の場ではなく、組織を前進させる戦略的なコミュニケーションの場である、と考えるべきなのです。

リーダーの皆さん、明日から会議に対する考え方と、やり方を変えてください。その上で「目的意識」「全員発言」「アクションプラン策定」を実践するなら、会議は必ず成果を生む舞台へと変わっていきます。

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