話し方教室「会議の進行で思わぬ事態に!司会者として臨機応変に対応するには?」

会議司会者(ファシリテーター)は、どんな事態にも臨機応変に対応

司会者として会議を進めていると、思わぬ発言をする人がいて、会議をまとめることが大変に感じることがあります。そんな時はどなたも「無事に会議が終わってほしい」と願うのではないでしょうか。

しかし、突発的な事態を心配するよりも、何かあった場合は臨機応変に対応することが大切といえます。ファシリテーター(司会者)は、どんな時でも心に余裕を持って対処しましょう。

臨機応変の会議司会のコツは、事前の打合せ

「臨機応変」とは、「無防備な状態であっても、トラブル対応が難なくできること」という意味あいです。言うは簡単ですが、実は無防備な状態で臨機応変に対応することは、なかなか難しいものでもあります。

臨機応変に対応するには、やはり入念な事前準備が欠かせません。

会議が始まる前に、会議の主催者と会議の構成や持ち時間などについて、しっかりとコミュニケーションをとっておくことは大事です。

会議司会は、問題となる参加者をあらかじめ知っておくとよい

事前打合せの際に、会議の主催者から「Aさんは、威圧的な話し方をする人だから、ペースに飲まれないようにした方がいいよ」といった情報もあらかじめ聞いておくことをおすすめします。

そうすれば、案の定、事前に会議の主催者から聞いていたとおり、Aさんが威圧的に自分の意見を主張しはじめても動揺することはなくなります。

「Aさん、発言したい気持ちはよく分かります。ここは、他の方の発言にも一度耳を傾けてみてはいかがでしょうか」と、Aさんの発言をやんわりと抑えることもできるのです。

事前打合せで、情報を入手していることは、やはり大事なのです。

さて、円滑な会議運営についての話し方を訓練したい方は、話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院東京の話し方教室で学んでいただくのがよいでしょう。

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