話し方教室「会議を活性化する!会議司会者の事前準備のやり方」

会議の事前準備とは

会議の司会をした時、参加者が資料やデーターを見てばかりで意見が出ず、時間だけが無駄に過ぎてモチベーションが上がらないまま、会議が終わってしまった事がありませんか?その原因は、会議の「事前準備」が十分でなかったからと考えられます。

今回は、その事前準備を、どうすれば良いかをまとめてみました。

会議の参加者を分析をする

参加者分析とは、参加者の考え方や意見、話し方、行動様式を一人一人分析しておく事です。積極的に意見を言うのは誰か。あがり症で自分からは発言しないが、指名すれば良い意見を言うのは誰か。全体をまとめるような意見を言うのは誰か。

はたまた、反対意見を言うのは誰か。困った人は誰か。そんなことを把握しておくのです。議事進行に役立ちます。

ちなみに、困った人とは、相手の意見に対して逆説的に意見を言ってしまう人のことです。彼らは、理論的に破たんしていたり、考えが狭かったりして、意見が通る事はないのですが、無駄な時間になります。司会者は、上手にストップをかけなければなりません。

会議のアジェンダを明確にする

会議の意識づけと、モチベーションを高めるために、アジェンダを明確にして会議案内を配布しておきます。

【会議案内】
・会議の目的と、達成目標
・日時
・場所
・参加者
・議題と、タイムスケジュール
・資料

また、事前に参加者の意見を収集しておくことも大切です。そうすることで参加者には意欲付けになります。また司会者には、(全体の動向が分かって)議事を進めやすくなるのです。

会議の議事録作成者を決める

議事録作成者は、パソコンで、即入力できる人が理想です。議事録はパソコンに直接入力し、プロジェクターにつなぎ、その場で拡大投影すると効果的です。

発言に責任を持たせるために、議事録に発言者の名前を入れるのも良い方法です。下手な事は言えなくなりますから。

会議のキーマンに根回しする

議題の推進意見の人を、司会と向かい合う席に座ってもらうと議事を進め易くなりますので、事前に根回しておくことも肝要でしょう。また、絶対居なければいけない人、つまり提案者や決定権を持つ人などを調べ、遅れてきたり中座したりしないように、あらかじめ依頼しておきたいものです。

そもそも会議とは、それ自体が人の話を聞く事や、人に話を伝える事で成り立っています。ですから、会議司会者はファシリテーションスキル(コミュニケーションスキル)を普段から磨いて、そなえておくことが肝心なのです。

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