「職業人のための話し方基礎知識｜話し方教室が教える”仕事をするための”コミュニケーションスキル」（じっくり教養 話し方教室東京）

仕事をする上で、知識や経験が豊富なだけでは十分ではありません。自分の考えをわかりやすく伝え、相手の話を正確に聞き、信頼関係を築く「話し方」が不可欠になります。

今回は、職業人が身につけなければならない「わかりやすく伝え、正確に聞き、信頼を築くコミュニケーション」の基礎知識を解説します。

1．わかりやすい「伝え方」の基礎知識

結論を先に簡潔に話す

ビジネスの話し方で大切なのは、「何を伝えたいのか」を早く明確にすることです。特に、報告・連絡・相談、会議、商談、プレゼンテーションでは、最初に結論を示す「結論ファースト」が有効です。

例えば上司への報告なら、「結論から申し上げます。納期を1日延ばす必要があります。理由は〇〇です」と話します。言わんとすることが明確な、わかりやすい話し方をすることが基本です。

ただし、すべての場面で機械的に結論を先にすればよいわけではありません。相手との関係や話題、状況に合わせて話す順番を調整することも大切です。

相手が理解できる言葉を選ぶ

伝える力とは、自分が「伝えたかどうか」ではなく、相手に「伝わったかどうか」で考えられる力です。

専門用語や業界用語を多用すると、自分には当たり前でも相手には理解できない場合があります。相手の知識、立場、関心に合わせて言葉を選び、「一言で言えば何か」「最も重要なポイントは何か」を整理することです。

簡潔さは、相手の時間を大切にするビジネスマナーでもあるのです。

2．信頼を築く「聞き方」の基礎知識

聞く力・傾聴力を重視する

仕事の話し方というと、「上手に話すこと」ばかり考えがちです。しかし、信頼関係を築くためには「聞く力」が欠かせません。

傾聴では、相手の話を途中で遮らず最後まで聞くことが基本です。さらに、うなずき、相づち、質問、共感の言葉を使うことで、「あなたの話を理解しようとしている」という姿勢が伝わります。

営業、顧客対応、上司と部下の面談、会議など、あらゆる場面で傾聴力は重要です。

質問・確認で誤解を防ぐ

仕事では、「言ったつもり」「わかったつもり」がミスにつながります。そこで重要なのが質問・確認です。「つまり、〇〇という理解でよろしいでしょうか」「優先順位はA、B、Cの順番でしょうか」と確認すれば、認識のズレを減らせます。

コミュニケーションとは、自分の意見を一方的に伝えることではありません。相手の考えを聞き、自分の考えを伝え、質問や確認を通じて相互理解を深めていくプロセスなのです。

3．印象を良くする「話し方」の基礎知識

声をコントロールする

職業人の印象は、話の内容だけで決まりません。敬語や言葉遣いはもちろん、声のトーン、声量、話すスピード、発声、滑舌、表情、視線、姿勢などの非言語コミュニケーションも重要です。

特に、発声・滑舌や声のトーンコントロールは、聞き取りやすさや信頼感につながる基礎スキルです。早口になりやすい人は少しゆっくり話し、時折「間」を取ることも大事です。

実践しながらスキルを磨く

話し方は知識だけでは上達しません。実際の仕事の中で繰り返し練習する必要があります。例えば会議では「結論→理由→具体例」、報告では「結果→経過」、プレゼンなら「目的→要点→根拠」などを意識します。

特に専門職、管理職、プロジェクトマネジャーなどには、”ロジック”が重要なビジネススキルになります。

話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言

職業人に必要な話し方基礎知識とは、「わかりやすく伝える力」「聞いて相手を理解する力」そして「信頼関係を築く力」になります。

そのためのスキルが、結論から簡潔に話す。相手に合わせて言葉を選ぶ。最後まで話を聞く。質問・確認で認識を合わせる。さらに、声、表情、姿勢にも気を配ること。

これらのことは、決して難しいことではありません。しかし、根気は必要になります。習得のポイントは、いっぺんに全部やろうとはせずに、一つずつ実践していって身につけることです。

明日からと言わず、今日からすぐにスタートして欲しいと思っています。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

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