話し方教室東京 教養講座-会議・ミーティングの生産性を高めるコツ！

会議参加者が発言しやすい環境づくり

会議やミーティングの生産性を高めるためには、まず第一に、参加者全員が積極的に発言しやすい雰囲気を作り出すことが重要です。

リーダー、またはファシリテーターが、意見を尊重し、異なる意見や視点を歓迎する姿勢を示すことで、メンバーは自分のアイディアを自由に共有しやすくなります。

また、発言機会を均等に分配し、声の大きいメンバーだけでなく、静かなメンバーも意見を述べやすい環境を整えることが重要です。

さらに、情報共有を促進するために、事前に議題を知らせ、資料を参加者に配布し、議論の方向性を明確にすることです。メンバーが事前に情報を確認し、アイディアを整理してくることで、会議の効率は向上します。

目標の明確化と進行管理

次に、会議やミーティングの生産性向上には、目標の明確化と進行管理が欠かせません。

会議冒頭で目標を明示し、参加者にどのような結果を期待しているかを共有することで、メンバーは議論や活動に集中しやすくなります。目標がはっきりしていることで、議題から逸れたり、無駄な時間を過ごすことも減るのです。

また、進行管理も重要な要素です。時間配分を事前に計画し、各議題に適切な時間を割り当てます。司会が進行を適切に管理し、会議がスムーズに進行するように調整することで、メンバーは焦らずに質の高い発言やディスカッションができるものです。

参加者のモチベーションを引き出す技術

最後に、会議やミーティングの生産性を高めるためには、参加者のモチベーションを引き出す技術が必要です。モチベーションはアイディア創出や問題解決に直結しており、それを引き出すことが生産的な結果を生み出します。

そして、参加者を積極的に参加させるために、彼らの興味を引く要素を組み込むことが重要です。例えば、小グループでのディスカッションやグループワークにすることで、参加者が実際に関与しやすい状況を作り出すことができます。

また、ポジティブなフィードバックや成功体験を積極的に共有し、参加者に自信を持たせることも効果的といえます。

話し方教室の視点／今日の一言
「企業は、ファシリテーションスキル・アップに投資せよ」

会議やミーティングの生産性を高めるためには、参加者が発言しやすい環境づくり、目標の明確化と進行管理、参加者のモチベーション引き出しの技術が組み合わさることが重要です。

そしてそれらの核を担うのが、会議司会者、つまりファシリテーターになります。困難な会議ほど、ファシリテーターに人を得ることが生産性アップの決め手になるといえます。

私は、課長や部長になる頃には、全員が、ファシリテーターとしてのスキルを高めていることが望ましいと思っているのですが、実際のところはそうなっていません。

企業は、もっと、ファシリテーションのスキルアップに投資すべきである、そう申しあげて本稿を終わります。

学院総長 酒井美智雄

■ 記事関連・話し方講座／管理職専門・話し方教室

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)