話し方教室 教養講座-生産性を高める会議・ミーティングのコツ！

会議やミーティングは組織内で情報共有や意思決定を行う重要な場面であり、その効果的な進行は組織の生産性向上に直結します。以下に、生産性を高めるための会議・ミーティングのコツを述べてみましょう。

明確な目的とアジェンダの設定

生産的な会議の基本は、明確な目的とアジェンダ（議事スケジュール）の設定です。

会議の目的を理解することで、参加者は議題に焦点を合わせ、より具体的な議論が可能となります。アジェンダは事前に配布され、参加者が備えてくることができるようにするべきです。

これにより、効率的かつ効果的な進行が可能となり、会議の方針や目標に沿った討議が促進されます。

効果的なコミュニケーションと参加者の活発な参加

会議では効果的なコミュニケーションが不可欠です。

ファシリテーター（会議司会者）は積極的に参加者とのコミュニケーションを図り、議論をリードします。また、参加者には積極的な参加が求められます。

意見やアイディアを積極的に共有することで、より多様な視点からのアプローチが可能となり、意義ある結論に達することができます。適切な質問は深い議論を促進します。

タイムマネジメントと決定事項の実施

生産的な会議には効率的な時間配分が不可欠です。

予め設定された時間内で目標を達成するためには、タイムマネジメントが重要です。各議題に予め時間を割り当て、時間を管理しながら進めることです。

しかし、時間が来たから「議論打ち切り」と、拙速もよくありません。ここは難しいところです。ファシリテーターの力量が問われるところでもあります。

そして、会議の終盤には、ToDoリスト（なすべきこと一覧）を作り上げます。もちろん責任者も決めます。これがなければ、会議の意味はありませんから。

話し方教室の視点／今日の一言
「会して議せず、議して決せず、決して行わず、これを怪議という」

会議をしても議論しない、議論をしても何も決めない、決めたところで実行しない。こんな怪議が、横行しています。

当然ながら、会議とは、議論し、決定し、それを実行するために行います。会議の成果物は、ToDoリストとしてまとめられます。このリストがなければ、会議の意味などないのです。

そしてToDoリストには、責任者と期限を設けます。さらにそれをチェックする管理監督者まで決めることがポイントです。それでやっと、決め事が実施され、会議の成果を最大限に引き出すことが可能になるのです。

しかしながら、ここまで会議をキチンとやっているところは、あまりにも少ないのが実状ですね。

学院総長 酒井美智雄

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