「話し方教室直伝！建設的な会議を実現する参加者の心構えと発言術」（じっくり教養 話し方教室東京）

企業や組織にとって会議は、意思決定や情報共有に欠かせない場です。しかし現場の声を聞くと「長時間話しても結論が出ない」「一部の人しか発言しない」「議論が堂々巡りする」といった悩みが多く聞かれます。

これは、会議の進行役だけでなく参加者一人ひとりの心構えと発言術が不足しているのが要因です。今回は、建設的な会議を実現するために欠かせないポイントを解説します。

1. 主体的に会議に参加する

建設的な会議に欠かせないのは、参加者全員の主体性です。会議を「聞くだけの場」と捉えるのではなく、「自分も議論に貢献する」という意識を持つことが重要です。

事前準備を怠らない

参加者の準備不足は、非建設的な会議の大きな要因です。議題や資料を事前に確認し、自分の意見や質問を整理しておくことが大事です。特に「自分はこの会議で何を提供できるか」という視点を持つことが、発言を具体的にするポイントです。

発言で貢献する意識を

主体的に参加するには「発言すること」が求められます。単なる感想で終わらない発言にするためには、データや事例を添えて話すことです。そうすることで説得力が増します。ぜひ、発言・主張には根拠を述べてください。

2. 誰もが発言しやすい雰囲気をつくる

会議の場は「話す力」と同じくらい「聞く力」が大切です。発言しやすい雰囲気をつくることが、建設的な会議を実現する基盤になります。

相手を否定せず受け止める

自分と異なる意見が出たときに、すぐに反論してしまうと議論は対立に発展します。まずは「なるほど、そういう考え方もありますね」と受け止め、相手を尊重する態度を示すことです。誰もが安心して発言できることは、良い会議の基本です。

要点を整理して確認する

相手の意見を正しく理解するためには、要約して確認する「パラフレーズ」が効果的です。例えば「つまり、○○ということですね」と述べることで、誤解を防ぎ、議論も明確になります。

この発言術は、相互理解を深めるだけでなく会議全体を整理する役割も果たします。

3. 会議を前進させるためのコツとは

建設的な会議に不可欠なのは、問題を深めるだけでなく前に進める発言術です。批判や否定だけではなく、次の行動につながる言葉を意識する必要があります。

問題提起は解決策とセットで

「この方法では無理です」と否定するだけでは会議は停滞します。代わりに「この方法だとコストが増えますが、○○を取り入れれば削減できるかもしれません」と提案することが大切です。

問題提起と同時に解決策を示すことは、建設的な会議に不可欠な心構えといえます。

会議の目的を見失わないために

会議の議論が脱線するのは、参加者が目的を見失うからです。そこで、自分の意見を述べるときは「この会議の目的・目標は何か」を意識することが肝心です。

もっとも、参加者全員が目的を見失ってしまうこともあります。そんな時は、いったん立ち止まって、「この会議の目的は、○○ですよね」と誰かが発言することが大事です。それで会議がリセットされます。

話し方教室の視点／酒井学院総長の一言

建設的な会議をつくるのは、司会者やリーダーだけではありません。参加者全員が主体的に準備し、聞く姿勢で発言しやすい環境をつくり、そして、会議を前進させる発言をすることが欠かせないのです。

そのためには、一人一人が、自分の意識を変える必要があります。会議を「時間の浪費」から「成果を生み出す場」に変えるために、あなたにも、今日から取り組んで欲しいと思っています。

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