「部下が自ら報連相する組織へ｜話し方教室が教えるリーダーのコミュニケーションの基本」（じっくり教養 話し方教室東京）

「部下から報告がない」「相談が遅れ、問題が大きくなってから発覚する」——こうした悩みを抱えるリーダーは少なくありません。

実を言うと、これは部下の意識や能力の問題よりも、リーダーのコミュニケーションの取り方に原因があるケースが大半なのです。今回は、部下が“指示されなくても”報連相する組織をつくるに、リーダーはどうすればよいのかを解説します。

1.部下が安心して話せる「心理的安全性」を作り出す

否定しないで受け止める言葉が大事

部下が報連相を避ける最大の理由は、「否定されるのが怖い」「責められるかもしれない」という不安です。リーダーが無意識に使う「なんでこうなった？」「前にも言ったよね」といった言葉は、報連相を遠ざけています。

では、どうするか。「教えてくれてありがとう」「状況を共有してくれて助かる」といった受け止めの言葉を徹底することです。これが心理的安全性を生み、部下の自発的な報連相につながります。

小さな報告を歓迎する姿勢を発信する

成果が出てからの報告だけを評価する職場では、途中経過や”何かいつもと違う。違和感がある”という情報は共有されません。そのためには、「いつでも声をかけてほしい」「ささいなことでもいいから、早めに知りたい」という言葉を、リーダー自身が繰り返し発信することが重要です。その言葉の積み重ねが、報連相しやすい職場環境を作り出します。

2.報連相を引き出すリーダーの質問力と態度とは

「なぜ？」をやめ「どう考える？」と質問する

報告を受けた瞬間の「なぜ？」という質問は、部下を守りに入らせてしまいます。注意すべきです。それよりも、「どういう背景があったのか教えて？」「なるほど、それで君はどうすればいいと思う？」といった思考を引き出す質問をするべきなのです。これにより、部下は自分の判断や考えを安心して言語化できます。

リーダーの聞く態度が次の報連相につながる

報告中に話を遮ったり、表情を変えずに聞いたりすると、「どうせ聞いてもらえない」と部下は感じてしまいます。そこで、うなずきや相づち、要点の言い換えなどの傾聴する姿勢が重要になります。それが、信頼関係を深め、次の報連相を生む基盤となるのです。

3.前向きなフィードバックで部下の成長を促す

小さな報連相にも前向きフィードバック

小さな報告を歓迎する、と先ほど述べましたが、その小さな取るに足りないような報告に対しても、きちんとフィードバックを返すことが重要になります。

たとえば、「早めに相談してくれたことに感謝する」「早めにリスクに気づいて共有できたことは素晴らしい」と、報連相した行動自体を言葉にして評価することが自発性を育てるのです。

フィードバックで部下の成長を促進する

そして、報告を受けっぱなしにせず、「次はここを意識すると、もっと良くなる」と具体的に伝えるなら、報連相は成長を伴う行動になります。報連相で部下の成長を促進することは十分に可能です。

話し方教室の視点／学院創業者・酒井学院総長の一言

部下が自ら報連相する組織は、仕組みよりもリーダーのコミュニケーションの質によってつくられると言ってよいでしょう。

それは、否定しない言葉、引き出す質問、前向きなフィードバックです。リーダーがこれらを意識した話し方に変えることで、職場の空気は確実に変わります。

リーダーのコミュニケーションのあり方、話し方を変えることは、組織を変える最も確実な一歩になるのです。

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