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話し方教室 東京 あがり症

 

話し方教室「会議の革新(3)会議運営のあり方・決め事」


今回は会議運営のあり方、会議運営上の決め事について述べましょう。

決め事は、細々と決めればきりがありませんし、かえって会議運営がやりづらくなります。ですから、決め事は、三つもあれば充分でしょう。

① 会議の時間を決める

私はこれまで百社以上の会議に参画してきましたが、概して時間が長すぎます。

前回、会議の目的を再定義しました。目的は決定。そして議論は会議の前に済んでいるわけですから、あと会議でやることと言えば、決定と実行確認になります。

これだけなら時間は短くて構わないでしょう。したがって時間は(内容によって)、1時間または1時間30分。これで充分なはずです。

② 会議の資料を決める

これはA4・1枚と決めてしまいましょう。

報告書や企画書の資料作りに追われ、会議の準備の負担が大き過ぎるケースをよく見かけます。 資料をたくさん作るから、本番で説明にたくさん時間がかかり、会議時間も長くなるのです。

③ 会議の議事録を決める

即日作成、即日配布(またはメール)を決めてしまいます。

記載内容は、重要事項と決定事項、原則一枚ずつ。会議には、毎回議事録持参でのぞむことも義務付けます。

さて、「会議の革新」というテーマで、3回にわたって述べてきました。

思うに、何事も、他社と同じことをやっていたのでは、生産性はあがりません。会議も自社独自のものを創造開発していくことが肝要。これで結びます。

(参考情報)
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コピーライト 会議運営なら話し方教室の名門日本コミュニケーション学院東京 入門・プレ講座 スタッフ委員会/会議・ファシリテーション/学院総長監修


  • 2008年11月11日

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