話し方教室「ビジネスの基本!『報告』を上手に伝える話し方のテクニック」(話し方講座東京)

正しく「ホーレンソー」を実践する

「ホーレンソー」とは、「報告・連絡・相談」を略したものです。上司へのホーレンソーを徹底することは、社会人としての基本となっています。

報告をするときに、時系列をたどってダラダラ話す人や、事実と憶測を混同して話す人をよく見かけます。このような報告では、混乱を招くだけでなく、重大な損失につながる可能性もあります。

では、どうするか。

答えは、話し方を工夫することです!そうすることで、事実を明確に伝達し、ミスを事前に防ぐことができます。

今日は、簡潔を旨とした本学の話し方教室で教えている”報告の極意”を紹介します。

報告のマナー

まずは、報告を行う上司に「今報告を行ってもよいか」、都合を聞きます。

そして、用件が複数にわたる場合、「報告が3件と相談が1件あります」といったように、用件数を先に話します。たとえ簡潔な報告でも、報告が何件も続いたら、相手はいつ終わるのかと困惑します。

複数の用件を伝える時には、「1つ目の報告は~、2つ目は~」というように「ナンバリング」をすることを忘れないでください。

ホーレンソーは、結論から話す

時系列での報告は内容がダラダラしてしまい、重要なポイントが不明瞭になりがちです。ですので望ましくはありません。報告は、結論から伝えることにしましょう。

うまい報告の話し方

まず、あまり好ましくない報告の例をご紹介します。

「本日の申込数は計画をはるかに上回っており、ネットで商品が話題になっていることから、明日はもっと多くの申込がある見込みです」

これを、うまい報告に言い換えると、次のようになります。

「本日の申込数は計画の2倍でした。これは私の推測ですが、明日は計画の3倍の申込がありそうです。なぜなら、ネットで商品が話題になっているからです」

上の例では、申込数がどれだけあったのかが漠然としてしまっています。できるだけ客観的なデータや定量的な報告を心がけましょう。

また、報告内容が自分の憶測なのか事実なのかを明確にしましょう。「私の予測ですが」、「状況から推測しますと」がキーワードになります。

このように、報告ひとつをとっても多くのコツがあります。ビジネス会話をスピードマスターしたい人は、本学の話し方教室に通うのがよいでしょう。

©話し方教室の名門日本コミュニケーション学院東京 入門・プレ講座 スタッフ委員会/報告・連絡・相談,ホーレンソー/学院総長監修