話し方教室「その指示、伝わっていますか?上司が心がけるべき説明方法とは?」

指示命令が伝わっていない、なぜだろう?

職場で部下に簡単な仕事の指示を出したのに、その指示が伝わらず、部下は完全に自分のペースで仕事を進めてしまった、という苦い経験はありませんか。

そんな時、話し方や説明の仕方が良くなかったのかと自問自答したり、あるいは、部下に嫌われてるんじゃないか、と反省した人もいることでしょう。

今回は、部下に分かりやすく説明するためには、どのようなことを心がければ良いのか、その点を述べてみましょう。

簡単な言葉で、具体的に説明する

指示を出す時に心がけたいことは、簡単な言葉で、具体的に分かりやすく説明することです。

仕事をしている時は、専門的な用語を使うと便利な場面がありますが、入社したばかりの社員などは、専門用語で説明されても理解できない場合があります。

例えば「明後日の会議で、我が社のコンプライアンスを説明するのだが、それに関するレジュメを明日の午前までに作成してくれないか」と説明すると、分かりづらいと感じてしまうでしょう。

そのような場合は、「明後日の会議では、我が社が法令を守って仕事を進めていることを示す『コンプライアンス』について説明するのだが、この資料の内容をA4用紙2枚程度にまとめて、参加者用の資料を作成してくれないか」と、具体的に説明すると、相手は理解しやすくなるでしょう。

例を交えて、順序立てて説明する

もう一つ分かりやすく説明する方法をご紹介しましょう。それは、例を交えながら、順序立てて丁寧に説明することです。

例えば、会議の資料を作成するにしても、作成する側は、どのような資料を作れば良いのか見当が付きません。そのような場合は、前回の会議で使用した資料をサンプルとして見せることです。

その実際の資料に基づき説明していくと、当然わかりやすくなります。

結論から話す

ちなみに、あなたは、かつて部下に対して「結論から話して!」と、注文を付けたことはありませんか?

もしそうなら、あなた自身も、「結論から話す」ことを実施していなければなりませんよね。結論から話すは、ビジネスの基本ですから。

いずれにしろ、分かりやすい指示を出すためには、相手の立場や理解力を考えることが大事です。また、普段からコミュニケーションを密にしておくことも同様に大切なことになります。

©話し方教室の名門日本コミュニケーション学院東京 入門・プレ講座 スタッフ委員会/指示命令/学院総長監修