「なぜ誤解が生まれるのか？話し方教室が教えるビジネスコミュニケーションの改善ポイント」（じっくり教養 話し方教室東京）

ビジネスの現場でよく起こる「言ったはず」「聞いていない」というトラブル。その多くは、能力や意欲の問題ではなく、コミュニケーションの“ズレ”によって生まれています。

本学・話し方教室では、誤解の原因は大きく３つに分類されると考えています。今回は、なぜ誤解が生まれるのかを明らかにしながら、ビジネスコミュニケーションを改善する具体的なポイントを解説します。

1.”話し方”の問題／「分かりにくい伝え方」をしている

誤解の第一の原因は、話し方そのものにあります。特に、結論が見えない話し方や曖昧な表現は、相手の理解を大きく損ないます。

結論が見えない話し方をしている

ビジネスコミュニケーションでは、結論から話すことが基本です。そうすることで、相手は話の全体像を早い段階で把握でき、誤解を防ぐことができます。結論が後回しになれば、聞き手は自分なりの解釈をしてしまい、ズレが生じやすくなります。

具体的に伝えていない

「なるべく早く」「綺麗な色で」といった曖昧な表現は、人によって受け取り方が異なります。そこで、「明日の15時までに」「紺色をベースとして」と短く具体的に伝えることが大事です。これは誤解防止に欠かせません。

2.”聞き方”の問題／「理解が浅く」傾聴になっていない

誤解は話し手だけの問題ではありません。聞き手の姿勢や傾聴力も大きく影響します。相手への理解が浅いと、正しく聞いているつもりでも認識のズレが生まれます。

表面的な理解に留まっている

話を聞く際は、言葉だけを追うのではなく、「相手の意図」や「感情」まで読み取ることが重要です。例えば、同じ指示でも緊急性や重要度が異なる場合があります。相手への理解を深めることで、表面的な解釈による誤解を防ぐことができます。

確認・要約をしていない

誤解を防ぐためには、「確認」と「要約」が不可欠です。「つまり〇〇という認識でよろしいですか？」といった一言を加えるだけで、認識のズレは大幅に減少します。傾聴とは、ただ聞くことではなく、正確に理解することまで含むのです。

3.情報の”質”の問題／「言葉の精度が粗く」正確な情報共有ができていない

伝える情報そのものに問題があるケースも少なくありません。情報が粗かったり、解釈に幅がある言葉を用いると、解釈のズレが生じます。

数字・データが不足している

ビジネスコミュニケーションにおいては、数字・データに基づいた伝達が、誤解を防ぎ、信頼関係を構築する重要なポイントとなります。たとえば、「進捗は80％です」「残り2工程です。指定納期を守れます」というように伝えることで、誰が聞いても同じ理解が可能になります。

用語選択や前提条件まで考えが及んでいない

専門用語や社内用語は、同じ言葉でも人によって理解や解釈が異なる場合があります。また、経験や立場の違いによって前提条件も変わります。これらを丁寧に共有することで、誤解の発生を未然に防ぐことができます。

話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言

誤解が生まれる原因は、「話し方」「聞き方」「言葉選び」の３点に集約されます。これらを改善するためには、結論から話す・傾聴力を高める・言葉の精度を上げることに取り組むことが重要です。

日々のビジネスコミュニケーションにおいてこれらを意識し、あわせて、トレーニングをするなら、誤解は大きく減り、信頼関係と成果の向上につながっていきます。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

■ 記事関連・話し方講座／あがり症専門 話し方教室・目的別・話し方講座一覧

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)