会議・ミーティングの話し方教室(東京)-時代が変わっても「会議」は有効である!

ビジネスコミュニケーション・スタイルの変化

オリバー・ステイリー氏は、ビジネスにおいて、コミュニケーション・スタイルを見直すべきとしています。

昨今の勤務形態はカジュアルな服装で出勤し、ソファーの上で手足を伸ばしラップトップを操作する姿があったりします。コミュニケーション・スタイルでは、上司をファーストネームで気やすく呼んだり、ミーティングなら、チャット(ウェブ上のアプリケーション)やメールのやりとりが主流になってきています。

また経営者は(特に若い経営者は)、旧来のいわゆる「会議」は時間を奪われ、意味がない。同僚同士は好みの方法で通信すればよいとして、あまり会議に対して頓着しなくなっています。

ビジネスおける効果的なコミュニケーション方法とは

そんな折、興味深い調査結果がでています。

IEビジネス・スクール(スペイン)のアンティ・テンヒアラ教授とファブリツィオ・サルバドール教授が、製造業7社を被験対象に、「出荷の遅れや顧客の注文変更等によって生じる欠陥や故障を、いかに解決していくか」という視点で、コミュニケーション方法と欠陥・故障の発生頻度の相関関係を調査したのです。

その結果は、旧来どおりの議題、参加者、時間等を定めて行う「会議」がコミュニケーション方法として有効だったというのです。納期遵守率が平均5~8%改善したとのことです。もちろん調査では、インフォーマルなコミュニケーションも重要であることをつけ加えています。

「対面と非対面の使い分けで、効果的コミュニケーションを」

さて、この日本でも、従来型の人が集まって対面で実施する会議が非効率として、メールやチャットなどのシステムを利用して行うウェブ上のミーティングが増えています。

確かに多人数が一同に会して行う会議は、費用がかかり物理的制約もありますから非効率な点も少なくありません。しかし、先の研究では従来の会議がコミュニケーション方法として有効と結論づけているのです。

私は思うのです。要は、人が対面で行う会議と、ウェブ上でのミーティングのバランスが大事だと。たとえば難しい問題の解決は対面で、比較的簡単な案件はウェブ上で、などのバランスです。そしてもう一つ大事な点があります。それは、「会議」のあり方なのです。

先の調査でも、「議題、参加者、時間等を定めて行う会議」が有効としています。つまり、議題を定めず、参加者も限定せず、実施時間を厳守しない会議なら、やはり、非効率といわざるを得ません。

皆さんもこの機会に、自部門のコミュニケーションの方法を検討してみてはいかがでしょうか。

(※このブログは、「新型コロナ」前に 書かれたものです。それを少しだけ修正してアップしています。)

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