話し方教室東京 教養講座-職場の会議・ミーティングを改善せよ!

職場コミュニケーションを改善する

「テックブッジレランド」では、ミーティングなどの職場コミュニケーションを改善する方法を紹介している。

ミーティング、プレゼンテーションなど人前で話す状況下では、論理的かつ一貫性のある情報伝達が最重要となる。つまり、矛盾がない話の構成・展開、論理的に筋の通った話の内容、秩序立った話の流れが求められる。

さらに、職場でのコミュニケーションでは、単純に情報を伝達するだけでなく、理由や目的を知らせる必要があるという。

会議・ミーティング参加者にアジェンダを事前提示、当日は効率的に議論

ミーティング、会議などの職場コミュニケーションでは、アジェンダが大きな役割を担う。アジェンダとは、実施計画、議事日程、行動計画、予定表、協議事項など「全体の流れ」「要点」をまとめたものである。

そこで、ミーティングや会議の参加者に対して、アジェンダを事前に提示しておく。アジェンダを通じて、議題やテーマ、目的、参加者、時間配分といった基本情報を事前周知することにより、参加者は会議に向けて準備を行え、当日は効率的に議論できるという。事前の情報共有で参加者全員が共通認識をもてるという。

情報を可視化して伝える、相手の話を傾聴する

職場コミュニケーションの効率性を高めるには、文字だけでなく、写真や画像を活用すると良い。つまり、情報を可視化すると相手に理解されやすく、伝わりやすい。情報の可視化には、マインド・マップも効果的な方法であるという。マインド・マップとは、情報やアイデアなどを可視化する手法である。

コミュニケーションとは、情報共有と情報伝達である。ただ、一方的に話すことではない。それゆえ、効率的かつ円滑に職場コミュニケーションを行うには、相手の話を真剣に聞く「傾聴」が重要になる。

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