「オンライン会議の生産性を高める｜話し方教室が教える”オンラインコミュニケーション”を活性化するコツ」（話し方・あがり症克服 教養講座）
「何か意見はありますか？」と聞いたあと、オンライン会議の画面が静まり返る。そんな経験はありませんか？
そんなときに有効なのは、問いを一つに絞り、考える時間を少し取り、口頭とチャットで答えを受け取ることです。今回は、オンライン会議を活性化する方法をご紹介します。
１．オンライン会議の司会は「答えやすい質問」をすること
まず「今日の目的」を分かりやすく伝える
まず会議の冒頭で、会議が終わる時点で何が決まっていればよいかを一文で伝える必要があります。「今日は申請手順について話します」では、聞き手は現状を報告すればよいのか、改善案まで出すのか迷います。
そこで「今日は、申請手順のうち来週試験的に変える箇所を一つ決めます」と言えば、参加者は自分の経験から必要な情報を選べます。
続けて「前半で困った場面を集め、後半で試す箇所を決めます」と伝えると、議論の見通しが立ちます。資料を画面共有するなら、進行役の説明が終わっても目的と問いが見えるように、同じページに載せておきます。
質問は一度に一つ、参加者の経験を聞く質問がよい
「どこを改善すべきですか」と質問されると、参加者は現状を思い出し、原因を探り、提案まで考えることになってしまいます。
そこで、「直近の申請で、手が止まったのはどの場面ですか」と聞けばどうでしょう。「添付書類が見つからなかった」「差し戻し後の操作がわからなかった」と、経験をシンプルに話せるはずです。
質問は一度に、一つ、にしてください。まず場面を集めて、複数の人が同じところで止まっていたら「そのとき、画面に何が表示されていましたか」と掘り下げればよいのです。
２．口頭発言だけを求めずオンライン・コミュニケーションを促す
考える時間を取り、チャットでも意見を受け付ける
質問をしたら、「３０秒考えましょう。思いついたことを一文で書いて、こちらの合図でチャットに送ってください」と伝えます。考える時間だと全員がわかれば、進行役も途中で問いを繰り返さずに待てます。入力しづらい人には口頭でも答えられるようにし、チャットに届いた要点は声に出して共有します。
Gallupeらが１９９１年に報告した実験では、”電子的な手段を使った”ブレーンストーミングのグループは、電子的な手段を使わないグループより多くの案を出しました。この結果を会議に応用するなら、口頭の順番を待つ間にも、各自が手元で意見を準備できるようにすることが大切です。
傾聴とさらに質問で、発言を具体化する
チャットに「入力欄がわかりにくい」と出たら、「入力欄の表示で迷ったということですね。どの項目で手が止まりましたか」と返します。傾聴では、聞き取った内容を短く言い換え、判断に必要な情報を一つだけ尋ねます。
声をかけるときも「佐藤さんはどうですか」より、「佐藤さん、承認する側では、どこで確認に時間がかかりますか」と役割に即して尋ねることです。「後ほどチャットでも大丈夫です」と添えれば、確認してから返したい人に親切です。
３．会議の目的は決定と行動にあり、話し合いだけで終わらないこと
意見を整理して合意形成につなげていく
発言が集まったら、似ている内容を「申請前に書類が見つからない」「差し戻し後の操作に迷う」のように、場面ごとにまとめて読み上げます。
そして、「この分け方で抜けている場面はありますか」と確かめてから、どこを先に試すかを話します。意見を出す時間と判断する時間を分けると、参加者も何を求められているか、つかみやすくなります。
「来週から試せること」を基準にするなら、「まず添付書類の一覧を入力画面の冒頭に置きましょう。この案で進める上で、事前に確認したい点はありますか」と尋ねます。返事がなければ、影響を受ける担当者に確認してから、決定を伝えます。
最後の締めくくりで、合意を行動につなげる
締めくくりでは、決まった内容、担当、期限を短い文で伝えます。たとえば、「添付書類の一覧を画面の冒頭に置きます。総務の佐藤さんが、金曜までに案を実施します。そして、翌週の定例会で、迷った箇所が減ったかを確認します」と。
もし、差し戻し後の操作を次回扱うなら、その予定も伝えます。
話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言
オンライン会議で沈黙が続いたら、具体的な経験を尋ねる問いを一つ出し、答えを考える時間を設けてみてください。
口頭とチャットで意見を受け取り、傾聴と質問で内容を確かめ、会議の最後は決定事項・担当・期限を共有します。
次回のオンライン会議では「何か意見はありますか」の代わりに、「直近の作業で、手が止まったのはどこですか」のように、経験を聞くことから始めてみてはいかがでしょうか。
日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄
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