話し方教室東京 教養講座-優れたプレゼンターの条件は、計画性、柔軟性、回復力である！

（画像はPixabayより）

プレゼンテーション時間の急な短縮にも対応できてこそ優れたプレゼンター

「ハーバード・ビジネス・レビュー」では、優れたプレゼンターになるには計画性、柔軟性、回復力が欠かせないと説明している。

プレゼンテーションにトラブルは付きものである。なかでも、プレゼン時間の急な短縮は最も動揺するトラブルの一つだろう。しかしながら、急にプレゼン時間が短縮されてしまった場合でも計画性、柔軟性、回復力によって乗り切れるという。

一般に、プレゼン時間が短縮されると、時間内で説明が終わらなかったり、内容に偏りが生じたり、質疑応答の時間を割愛したり、聞き手の理解や共感を得る機会を逃す可能性がある。

また、時間切れになる前に全てを伝えようとするあまり早口や駆け足気味になったり、支離滅裂な説明になったり、話し手の意図は明確に伝わらず、聞き手にとって分かりにくいものとなる。

プレゼン本番に備え、フルバージョンとショートバージョンを準備

そこで、2パターンのプレゼンテーションを準備して練習しておくと良い。質疑応答を含めて制限時間に収めたフルバージョンを作成したうえで、急な時間短縮に対応できるショートバージョンも準備する。つまり、元の計画である「プランA」のほか、バックアップとして「プランB」を用意する。

なお、ショートバージョンは、フルバージョンの50％を目安にする。情報量を調整しながら、短時間で話し手のメッセージを正確かつ効果的に伝達することを目指す。そして、2パターンのプレゼンテーションを自然な流れで話せるようになるまで時間を掛けて練習を行う。

プレゼン当日は与えられた時間の中で柔軟に対応、結論先出しを

当日は与えられた時間に基づき、フルバージョンで話すのか、あるいはショートバージョンで話すのかを決める。また、フルバージョンで話を進めながら、進行に応じて一部の情報を割愛する、一部をショートバージョンに置き換えるなど臨機応変に対応できると良い。

プレゼンテーションに変更が生じた場合、話し手は元から計画していたコンテンツであるかのように話す。一部の内容に変更が生じても聞き手に謝る必要はない。動揺や緊張した素振りを見せず、堂々と自信をもって話すことが重要である。

制限時間が短くなり、目的や理由、背景や経緯の説明など話の中盤が駆け足であっても、結論を先に述べることにより、話し手の伝えたいメッセージは伝わる。

■ 記事関連・話し方講座／実戦20分プレゼンテーション能力開発・話し方教室

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)／話し方教室教養講座・スタッフ委員会