「短く、わかりやすく話すコツ！ビジネスで伝わる話し方の基本を伝授」（じっくり教養 話し方教室東京）

会議、商談、上司への報告、部下への指示――ビジネスの現場では「伝える力」が成果を左右します。しかし、「話が長い」「結局、何が言いたいのか分からない」と言われてしまう人は少なくありません。

話が長くなる人には共通点があります。それは、伝えたい情報を整理できていないこと。短く、わかりやすく話すためには「構成」と「言葉選び」に明確なルールが必要です。これはセンスではなく、誰でも習得できる技術です。

今回は、ビジネスで相手に伝わる話し方の基本を解説します。

1.結論ファーストで話す

相手はあなたの話を聞きながら、「何が言いたいのか？」を常に探しています。結論を後回しにする人は、相手に余計な負担をかけてしまいます。まず結論を提示し、その理由や背景を後から説明することで、話は驚くほど伝わりやすくなります。

結論を一言で伝える

話し始めに「一言で言うと〜です」と言うことで、自分の思考が整理され、相手にも“話の軸”が示されます。例えば、「一言で言うと、この企画は早急に実施すべきです」という風に。

理由を簡潔に述べる

結論のみでは相手を納得させられません。そこで、理由も簡潔に添える必要があります。「なぜなら、他社がまだ参入できていない市場だからです。」

2.話す内容を絞り込む

人は一度に多くの情報を処理できません。「これも伝えたい」「あれも言っておきたい」と思うほど、結果的に何も伝わらなくなります。そこで「伝える内容は３つ」程度に絞るのが効果的です。これは多くのプレゼンやスピーチで採用されている構成です。

いくつのことを話すかを述べる

聞き手は全体像がつかめると、集中して聞けるようになります。例えば、「今日の話のポイントは３つです。○○、□□、△△になります。」

関係ない情報には言及しない

○○について話すと述べたのなら、そのポイントとは関係ない情報は話さないようにします。そうすることで、聞き手にとって分かりやすくなりますし、自分にとっても話しやすくなります。

3.具体的に話す、短文で話す

「努力」「意識する」「信頼が大事」などの抽象的な言葉は、人によって意味が異なります。伝わる話し方は、相手が行動に移せるレベルで具体的な言葉を使うことが肝心です。また、一文当たりのセンテンスが長いとそれだけで理解が難しくなります。

具体化して伝える

「信頼関係を築きましょう」というよりも、「相手の話を最後まで遮らずに聞くことで、信頼を築きましょう」と言った方が理解されやすくなります。誰が聞いても同じ行動が思い浮かぶ表現が望ましいといえます。

一文は短くする、区切って話す

ワンセンテンスを短くすることで分かりやすさが増します。また、「主語 → 述語 → 区切る」を意識することで、聞き取りやすさにもつながります。

話し方教室の視点／酒井学院総長の一言

短く話すことは「軽い」ことではありません。むしろ、「相手の時間を大切にしている」ことの表現になります。これはビジネスの場で大きな信頼につながります。

しかし、短く話しても、伝わらなければ価値がありません。そこで、相手が理解しやすい形で言葉を届ける必要があるのです。そのためには、上述したように、結論から伝えること。要点を絞ること。具体的に短文で話すこと。この３つを意識しなければなりません。

この３つを意識するだけで、あなたの「伝わる力」は確実に変わります。すぐに、始めてほしいものです。

■ 記事関連・話し方講座／あがり症専門 話し方教室・目的別・話し方講座一覧

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)／話し方教室教養講座・スタッフ委員会