「職業人の伝わる言葉の選び方｜話し方教室が解説する“信頼を築くコミュニケーション”の基本」（じっくり教養 話し方教室東京）

ビジネスでは、「何を話すか」と同じくらい「どんな言葉を選ぶか」が重要です。

優れた知識やアイデアを持っていても、言葉選びを間違えると誤解を招き、信頼を失い、仕事の成果にも影響します。一方で、相手に配慮した言葉を選べる人は、社内外から信頼され、商談・会議・プレゼン・部下育成などあらゆる場面で成果を上げられます。

今回は、職業人として身につけたい「伝わる言葉選び」について、本学・話し方教室の視点から解説します。

1.相手目線での言葉選び

「伝える」と「伝わる」は違います。伝わる言葉とは、話し手ではなく聞き手を中心に選ばれた言葉です。

相手が理解できる言葉を選ぶ

仕事では専門知識を持つほど専門用語が増えます。しかし、相手が同じ知識レベルとは限りません。例えば、「KPIを改善するためPDCAを高速で回そう」よりも、「目標を達成するために、計画・実行・振り返りを早く繰り返そう」の方が理解される場合があります。

伝わる人は、自分が知っている言葉ではなく、「相手が理解できる言葉」を選んでいます。

相手が行動しやすい言葉を使う

曖昧な表現では人は動きません。例えば、「早めにお願いします」「なるべく急いでください」では、人によって解釈が異なります。一方、「本日17時までにお願いします」「明日の会議までに資料を共有してください」と具体的に伝えれば、誤解がなくなります。

ビジネスコミュニケーションでは、「具体性」が信頼につながります。

2.信頼を築く言葉選び

優秀な職業人は、相手との関係を壊さない言葉を選びます。

否定ではなく肯定的言葉を

例えば後輩に対して、「それは違う」よりも、「いい視点ですね。その上で、もう一つ考えてみよう」の方が相手は受け入れやすくなります。

また、「できません」「無理です」ではなく、「この方法なら実現できます」「こちらの案なら対応可能です」という代替案を示す言葉を使うことで、建設的なコミュニケーションになります。

信頼される人達は、「否定しない話し方」が自然に身についています。

感謝・共感・承認の言葉を

職場では成果だけでなく、人間関係も仕事の成果を左右します。例えば、「ありがとうございます」「助かりました」「その考え方は良いですね」「いつも丁寧ですね」このような承認の言葉は、心理的安全性を高め、チームワークを強くします。

相手を認める言葉を増やす。これは良い関係構築の上でとても重要です。

3.成果につながる話し方の習慣

伝わる言葉は才能というよりも習慣です。

結論から話す習慣

ビジネスでは結論が最後になると、聞き手は疲れてしまいます。そこで、結論から話すことです。例えば、「結論から申し上げます。今回の提案を採用すべき理由は三つあります。」と話し始めるだけで、聞き手は内容を整理しながら聞くことができます。

プレゼンテーションや報告、会議では特に効果的です。

納得感を高める習慣

伝わる人は話す前に、相手の立場、相手の知識、相手の目的、相手のメリットを考えているものです。例えば営業なら商品の説明よりも、「この商品を導入すると業務時間が30％削減できます」という相手の利益を先に伝えます。

部下への指示も、単に「これをやってください」ではなく、「この作業をするとお客様への対応が早くなります」と目的を伝えることで納得感が生まれます。言葉選びとは、相手への配慮そのものなのです。

話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言

職業人の言葉選びは、単なる話し方のテクニックではありません。信頼を築き、仕事の成果を高め、人間関係を円滑にする重要なビジネス・スキルと言えるものです。

あなたが、職場で信頼される職業人を目指しているのなら、今日から一つでもよいから、言葉選び、言葉の用い方を変えてみてください。その小さな積み重ねが、あなたの評価と成果を大きく変えていくことになりますよ。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

■ 記事関連・話し方講座／あがり症専門 話し方教室・目的別・話し方講座一覧

■ 話し方教養講座提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)