「専門用語が伝わらない？｜話し方教室が教える”専門外の人に説明する”技術」（話し方・あがり症克服 教養講座）

専門知識を丁寧に説明したつもりなのに、相手が首をかしげている。そんな経験はありませんか？技術職の報告、営業の商品説明、研修などでは、話し手と聞き手の知識の差が伝わり方を左右します。

専門用語を減らすだけでは、説明が曖昧になる場合があります。大切なのは、正確さを保ちながらも、相手が理解できる順番・内容に組み直すことです。

今回は日本コミュニケーション学院の話し方教室でお教えしている「専門外の人にも伝わる説明力」を解説してみます。

1．「聞き手中心」の話し方をすることが基本

「知識の前提」を確かめてから説明する

同じ職場にいても、用語の理解は同じとは限りません。「クラウドに移行します」と聞いて、保存先の変更を想像する人もいれば、操作方法が変わると考える人もいます。そこで、説明前に「現在の保存方法について、どこまでご存じでしょうか」と確かめれば、必要な補足説明も見えてきます。

その上で、「では、仕組みから説明しましょう」と自分の説明の始め方を調整することです。

「聞き手に影響する」ことから説明する

専門家は細かい仕組みを話したくなるものですが、聞き手の関心は「自分の仕事がどう変わるか」にある場合が多いものです。そんな聞き手への話し出しは、「外出先でも資料を確認できるようになります」と伝えることです。そして、その後で保存方法の変更を説明すれば、聞く目的がはっきりします。

ちなみに、会議やプレゼンでは、「変わること」「その理由」「お願いしたい行動」の順で整理してみてください。例えば「来月から申請画面が変わります。確認作業を減らすためです。今週中に操作案内をご確認ください」と説明します。

論理的に話すコツは、単に結論と理由を並べるだけでなく、聞き手が必要な情報を探しやすくすることも重要なのです。

2．言い換え・具体例でわかりやすく説明する

「専門用語と意味」をセットで話す

専門用語は、仕事を正確に進めるために必要なものです。すべて日常語に置き換える必要はありません。そこで、初めて出すときには意味を添えることです。「アクセス権、つまり誰が資料を閲覧・編集できる権利を持つか、ということです」と説明すれば、以後の会話でも用語を共有できます。

略語を説明するときも、正式名称を言うだけでは十分でないことがあります。「何をするものか」「何に使うか」まで伝えてください。もっとも、言葉を足すほど相手にとって親切になるとは限らず、理解の段階を踏まえることが肝心です。

具体的に説明する・たとえ話で説明する

抽象的な話なら、聞き手の仕事に近い場面をイメージして説明します。「同時編集できます」なら、「営業担当と事務担当が、同じ見積書をそれぞれの端末から修正できます」と説明します。動作が思い浮かぶことで、用語の意味を仕事と結びつけられます。

ただし、たとえ話では仕組みのすべてを表すことはできません。たとえば、「共有フォルダは共同の本棚のようなものです」と話したあとに、「ただし、閲覧できる人は設定で制限します」と補足する必要もあるでしょう。制約条件も添えることも、誤解を防ぎ、信頼関係を築く説明につながります。

3．聞き取りやすい声で話し質問で理解を確かめる

話すスピード・発音・間を意識して話す

慣れた用語は速く発音しがちですが、初めて聞く人にはわかりずらいものです。ですから、語尾まで明瞭に発音し、その後に短い間を置くことが大事です。「アクセス権を設定します」と一息で話さず、「アクセス権を・設定します。閲覧できる・担当者を・決めます」と区切って話すことです。

オンラインの説明では、資料上の該当箇所を示しながら話せば、聞き手が言葉を確認できます。

質問で理解を確かめ、補足説明の必要性を判断する

「わかりましたか」だけでは、説明の伝わり方を確かめにくいものです。「この操作を使う場面は、どんな業務の時でしょうか」と質問すれば、相手が理解した内容を具体的に聞けます。

そして、答えが想定と違えば、どの説明を補うべきか考えればよいのです。

話し方教室・専門家の視点／酒井学院長の一言

専門外の人に伝えるには、知識の前提を確かめ、相手への影響から説明し、用語に意味と具体例を添えることが大切です。
さらに、聞き取りやすい声と理解を確かめる質問も欠かせません。

次のプレゼンや説明の機会では、専門用語を一つ選び、「何をするものか」「何に使うか」をシンプルに説明してみてください。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

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