話し方教室「生産性を高める!会議の上手い締めくくり方」(話し方ニュース東京)

会議の生産性は、締めくくり次第

会議や打ち合わせは締め括り次第で、話し合い時間は短縮でき、団結力や生産性が高まる。カット・ボーガード氏は、「Inc」にて、会議や打ち合わせの上手い締め括り について助言している。

会議終了間際に、議論の簡単な振り返り

会議や打ち合わせが終わる前に、ファシリテーターは、議論した内容、導き出した結論や決定事項を簡単に要約する時間を設ける。

話し合いでは紆余曲折を経て結論に至る為、振り返ることで議論内容を思い出し、散らかった頭が整理されるという。

要処置事項は、メールや文書でも割り当て

会議の参加者が要処置事項を理解・把握していない場合、会議や打ち合わせは非生産的となる。

ボーガード氏は、議論に基づいて業務や役割を割り当て、話し合いを締め括ることが重要であると述べている。合わせて、要処置事項は会議中に口頭で伝えるだけでなく、会議後にメールなど文書にて補足し、参加者各自が確実に担当業務や役割を遂行するよう促す必要がある。

理解度の確認をして会議を終える

会議や打ち合わせの締め括りに際し、ファシリテーターは、会議の参加者に対して、内容や結論に関する理解・解釈度、質問や疑問点の有無を必ず確認する。

全参加者に共通の理解や認識を持たせる為に、話し合いにおける不明瞭な点を明確にしたうえで話し合いを終える。

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