話し方教室「制限時間が短縮されても、効果的に話すプレゼンテーションの技術」(話し方ニュース東京)

制限時間が短縮された際のプレゼン対応

プレゼンテーションには、制限時間が設けられている。しかしながら、話し手の体調など何らかの理由により、制限時間が短くなることも有り得る。

「ファースト・カンパニー」では、制限時間が短縮された場合のプレゼンテーション術を教授している。

結論から話す

短くなった制限時間において、事前に準備した内容を全て話すのは不可能である。駆け足で話すことになり、話し手が伝えたいメッセージや重要事項は十分に伝わらない。

したがって、プレゼンテーションでは、結論と補助的な説明、目的や理由、背景や経緯、結論の順に、伝えたいメッセージや重要事項といった結論を先に述べる。結論が複雑で理解しがたい場合、聞き手の理解を促すように結論の背景を補助的に説明する。

制限時間が短くなり、目的や理由、背景や経緯の説明など話の中盤が駆け足であっても、結論を先に述べることにより、話し手の伝えたいメッセージは伝わる。

結論との関連性が低い要素は省略する

話し手には、聞き手の反応、制限時間などに応じて、話の展開や構成を変えて話す柔軟性や臨機応変さが求められる。それには、プレゼンテーションの構成要素に対して優先度や重要度を付ける。

例えば、構成要素を円状に階層化し、円の内側から外側にむかって優先度や重要度の高い順に配置する。最も内側にある要素が結論であり、外側にある要素は省略・簡略可能な内容になる。

また、構成要素を内容ごとに分け、結論との関連性を把握する。プレゼンテーションの制限時間が短縮された場合、結論との関連性が低い要素を省略することにより、時間内に話がおさまり、効率的な伝え方になる。

重要事項や要点をまとめた資料を提示する

制限時間が短縮されたなど、プレゼンテーションが予定通りに進行できない場合に備えて、スライド資料やパワーポイント資料を用いたプレゼンテーションを計画するのが好ましい。

スライド資料やパワーポイント資料は、聞き手に内容に対する理解を促す。話し手が途中の説明を省略・簡略しても、重要事項や要点をまとめた資料を提示することにより、聞き手は話し手の伝えたい内容を十分に理解できる。

話し方教室の要点「プレゼンテーションのポイント」

プレゼンテーションで、制限時間が短縮され際の「時短」術を紹介している。ポイントは3つある。

1.結論から話すこと。

2.結論との関連性が高い情報から話すこと。

3.ドキュメント・資料類をあらかじめ準備しておくこと。

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