話し方教室東京 コラム｜イベントにおけるコミュニケーションの注意点

イベントにおけるコミュニケーションの特殊性

6月19日、イベント企画・運営のソフトウェアを扱うポーランドの「コンフェオ社」のサイトで、ニナ・ゴーニー氏がイベントにおけるコミュニケーションの重要性を記事にした。

同時に多くの活動や相互関係が生じるイベント運営は、非常にストレスの多い仕事だ。しかしながら、チーム内の効果的なコミュニケーションは、イベントの生産性を大きく向上させる。

はっきりしない曖昧な霧の中で、スタッフが右往左往するチームより、明瞭で手順化された仕事をスタッフに与えるチームが生産的であるのは言うまでもない。

イベントでのコミュニケーション・ノイズ（阻害要因）

コミュニケーション・ノイズ（人と人とのコミュニケーションを阻害する要因）の一つはその場の騒音である。これは静かな場所へ移動するか、騒音源を止めるしかない。

もう一つは難しい相手の誤解がある。難しい相手とは、自信過剰な人、否定的な人、疲れ切った人、取り乱した人等のことで、情報が正しく伝わらない。そのような人達は自分のフィルターをかけて情報を受け取るため、正常なコミュニケーションを阻んでしまうのだ。

コミュニケーションの際に心掛けること

SMS（ショート・メッセージ・サービス）は、便利な反面、正しく伝わらない恐れが多い。複雑なメッセージはSMSを使わず、電話やEメールを使うことである。対話や電話で文字では伝わらない微妙な心理がわかる。電話は今でもリアルタイムのもっともスピーディな通信方法だ。

短い会議を開き、できるだけスタッフと会いなさい。計画は遵守するが、時間やスペースを対人関係構築のために提供するのだ。

そこで、第一に「情報が正しく伝わっていること」を確かめなさい。第二に「期待どおりに情報が理解されているか」を確かめなさい。先手を打って誤解を解けば、人間関係の早い修復も可能なのだ。

話し方教室の要点「イベント運営のコミュニケーションのコツ」

1.多くの活動や相互関係が生じるイベント運営は、非常にストレスの多い仕事である。イベントの生産性を決めるのは、チーム内の効果的なコミュニケーションといえる。

2.イベントのコミュニケーション・ノイズは２つある。一つはその場の騒音である。もう一つは、「難しい相手」の誤解である。

3.短い臨時会議を開き、できるだけスタッフと会うことが大事。その際「情報が正しく伝わっていること」、「期待どおりに情報が理解されているか」を確かめる。先手を打って「誤解」を解くことが肝心。

ビジネスの成功の鍵はコミュニケーション。これはよく知られていることである。イベントの成功の鍵も、例外ではない。

イベントでのコミュニケーションは、確かに特殊だ。まずスタッフが社内の人だけではない。また、来客も次から次へと押しかける。近くで大音量のサウンドやプレゼンが行われていることもままある。

その中で臨時会議を開き、スタッフに会うのは至難といってもいい。しかし、それがイベント成功の鍵になるのだから、要は工夫する！しかないのだ。

会議は立ってやる。参加者はイヤホンマイクを使う。また、コミュニケーション（伝令・連絡）専門のスタッフを配置するなどなど、工夫しようと思えばできるのだ。

しかしながら、効率の良い「会議」運営にはスキルがいる。これは担当者を事前に特訓しておく必要がある。会議・ミーティング指導ならコミュニケーションスキルの名門・日本コミュニケーション学院東京がある。ご利用になるのが良いだろう。

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