話し方教室「参加者に遠慮せずに、会議の司会を進行するには?」(話し方講座東京)

会議のファシリテーションがうまくいくか心配

会議の司会(ファシリテーション)をする時、参加者のほとんどが上司であったり、また、発言力の強い人が参加したりして、「会議の司会が務まるのだろうか」と心配になることもあるでしょう。

今回は、参加者に遠慮しないで司会進行をするには、どうすれば良いのかを述べてみましょう。

司会者は、会議の全体を見ることに徹する

司会者は「会議の全体を見る」ということに徹しましょう。司会者として会議を進行する時に思わず遠慮してしまう理由は、「会議を仕切らなければならない」と考えてしまい、視野が狭まって、司会者としての発言ができなくなるためです。

そこで、会議の全体を見ることに努めましょう。そのためには、「会議のテーマは何か」ということを良く理解しておくことです。そうすれば、参加者の発言が会議のテーマから外れている場合、話を元に戻すことができます。

その時の言い回しは、「それでは、話を元に戻したいと思いますが、よろしいですか」というように、やんわりと、しかしキッパリとした話し方が良いでしょう。

「全員に発言させる」ことがよい会議と知る

会議では参加者全員が何らかの発言することが大事です。特に普段あまり発言をしない人の発言を引き出すことは司会にとって大事なことです。普段発言しない人が話をすることで、彼らの会議に参加する意欲が高まりますし、また新たな意見が出ることで、会議自体が活性化するのです。

ですから、全員が発言する方がよい会議になる!この考え方のもとに司会者は会議を進めることが肝心なのです。

例えば、会議で発言する人はいつも決まっていて、他の参加者が発言できない会議がよく見られます。こんな場合は、いつも発言している人の話を短く切り上げてもらって、他の参加者に発言を促すのです。

言い回しは、いつも発言する人の「間」をとらえて、「○○さん、ありがとうございました!今日はほかの方のご意見も伺ってみましょう。△△さんは××の件に関して、どのようにお考えですか」と言えばよいのです。

司会(ファシリテーション)の方法を本格的に学びたい方は、本学の話し方教室講座をご利用になり訓練を受けていただくのがよいでしょう。

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