話し方教室「短時間の会議を時間内に終わらせる司会の方法は?」(話し方講座東京)

時間が30分、1時間の短時間の会議もある

ビジネスの場は忙しく、ゆっくりと会議時間がとれないことも少なくありません。会議時間が30分、1時間、ということもあります。短時間の会議で司会を任され、短時間で終わらせようとしても、気がつけばあっという間に終了時間が迫り、上手く会議がまとめられなかったという経験は多くの人にあることでしょう。

今回は、短時間の会議を時間内に終わらせるためには、どうすれば良いかについて述べてみましょう。

会議では、テーマに沿った議論に集中する

短時間の会議では、テーマに沿った議論に集中することが大切です。

そのため、参加者にはあらかじめレジュメを配付し、事前に会議についてのコミュニケーションをとっておくことがポイントとなります。参加者に発言内容を事前に考えておいてもらうのです。そして、会議がスタートしたら、司会者はすぐに参加者に意見を述べてもらいます。

ここで注意したいのは、話が脱線したらすかさず話を元に戻さなければならないことです。「今日は時間が短いので、その件については別の機会に話しましょう」と言って無駄な話しを切り上げます。短時間の会議では、司会者としての高いスキルが求められます。

会議の発言には、制限時間を決めておく

また、参加者に発言してもらう場合は、制限時間を決めておきます。例えば、「時間が限られていますので、発言時間は2分を超えないようしてください」と、あらかじめ言っておくのです。これにより、テーマに沿った発言だけが出やすくなり、話が脱線しにくくなります。

ただ、発言時間を設けることで、遠慮して発言しない人も出てきます。そのため、司会者は「○○さんは、このテーマについて何か意見はありませんか?」というように、質問を振ることも大切になります。

短時間の会議で司会をするには、通常の会議以上にその場を仕切らなければなりません。ファシリテーション能力を高めたい方は、本学の話し方教室講座で学んでいただくのがよいでしょう。

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