話し方教室「3分で電話の達人に!電話での話し方の流儀」

電話の話し方では第一声が命

電話では、第一声が命です。というのも、実際に対面で話すときと比べて、視覚的な情報が奪われしまっているため、第一声が相手の第一印象を決めるからです。

第一声は「はい、●●株式会社の○○です」と自分の所属と名前を名のることがほとんどです。電話対応に慣れてくると、無自覚につい“ただ言っているだけ”であったり、ぶっきらぼうで早口な言い方になってしまいがちです。

自分は名前を名のるだけ、と思っていても、相手からすれば「電話番号を間違えていないか」の確認になり、「電話先の人がどのような人なのか」を判断する重要な材料になっていることを忘れてはなりません。

コミュニケーションの手始めとして、電話を掛けてきてくれたことへの感謝の気持ちを、第一声に表すことを意識しましょう。

電話でも笑顔が大事

電話で話す際に気をつけることは、やや上向きに「笑顔」で話すことです。「電話なのに笑顔?」と思うかもしれませんが、印象をアップするのに効果的な方法なのです。

デスクで書類やパソコンの画面を、もしくは出先で手帳を見ながら電話をすると、自然と目線が落ちてしまいがちです。すると、声帯が圧迫されて声が小さくなり、声の張りもなくなります。

顔を上げて、笑顔で話すことで、ハキハキとした話し方になります。受話器をとったときから気にしてみるとよいでしょう。

クッションワードを上手に使う話し方

クッションワードとは、直接的な表現や言いづらいことの前に添えるだけで、相手に失礼にならない伝え方ができる言葉のことです。

クッションワードには、“お手数おかけしますが”、“あいにく”、“失礼ですが”、“差し支えなければ”などがあります。これらを含んだフレーズの使い方は、本学の話し方教室・講座でもよくお教えしています。

たとえば、相手の住所を知りたい時に、「住所を教えてもらえますか?」と言うよりも、「お差し支えなければ、ご住所を教えていただけますでしょうか?」とクッションワードを入れた方が丁寧な印象になります。

皆さんも、クッションワード意識してみると、すぐに電話の達人になれるかもしれませんよ~!

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