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話し方教室「会議の進行役を任された時に気をつけるファシリテーションのポイント」


会議のキーパーソン・ファシリテーター

ひょんなことから、会議の進行役を任されたりすることがあると思います。

会議の進行役は、その会議の質を左右する重要なポジションです。時間や内容の配分を考えながら、自らが発言するだけでなく、参加者と上手にコミュニケーションを取って、まとめていくことが大事です。

会議の進行役は「ファシリテーター」と呼ばれます。ファシリテーターは、会議のキーパーソンなのです。

  

宣言をして、会議参加者のスイッチをオン!

何事も最初が肝心です。

進行役の初めの仕事は、はつらつとした声のトーンで、始業ベルを打ち鳴らすかのように、「今から始めます」と宣言することです。そうして参加者の注目を集め、参加者のスイッチをオンにするのです。

そして次には、会議の主旨を説明、「始まりの流れ」を作る事が肝心です。

会議参加者の仲介役として気配り!

会議における進行役は、参加者に気配りをして、それぞれの立場を踏まえた上で、意見を求めて行かなければなりません。

そのためにも事前準備として、参加者の一覧を取得し、役職や意向などを理解しておくと、会議中のコミュニケーションを図る時に役に立ちます。

会議参加者の発言を処理して会議を捌く!

会議中に様々な意見が出る場合は、進行役がうまく処理していかなければ、結論が堂々巡りをして、成果のない会議として終了してしまう可能性があります。

進行役は参加者の発言内容を良く聞いて、ホワイトボードやフリップチャート(用紙)にメモを取りながら、どのように意見をまとめ会議を進めていくかを、絶えず考える必要があります。

ファシリテーターは様々なところに気を遣う必要もあり、気苦労もありますが、やりがいがある仕事です。十分に事前準備を行い、やり遂げたいものです。

そして十分に準備して会議に臨み、会議が終了してから、「今日の会議は、よかった!」、「有意義だった!」と、参加者からコメントが飛び出すようになれば、しめたもの。疲れも吹き飛びます。

(●参考情報)
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コピーライト 会議司会,ファシリテーションなら話し方教室の名門日本コミュニケーション学院東京 入門・プレ講座 スタッフ委員会/ファシリテーション/学院総長監修


  • 2016年3月28日

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