話し方教室「ファシリテーションの基本!時間配分を考えよう」

限られた時間内で会議の生産性を高める

ファシリテーターの基本は、限られた時間の中で会議の生産性を高めることにあります。しかし議論が活発だったり、また、話がそれてしまったりした場合は、会議時間が予定よりもオーバーしてしまうこともあります。

とりわけ活発な議論が続いている時は、なかなかそれを制止することは難しいものです。会議の時間管理をキチンと行うためには、どうすればよいのでしょうか。

会議の議題ごとに、時間配分を考えておく

会議を時間内に終わらせるようにするためには、事前に、議題ごとに時間配分を考えておくことが大切です。

1時間の会議で大きな議題が3つある場合、単純計算で1つの議題あたり20分となります。もっとも、議題の内容しだいでは、1つめのテーマを30分、2つめと3つめのテーマを15分ずつとすることもあります。

あらかじめ議題ごとの時間を決めておくことで、本番での時間の管理がしやすくなります。そうすればファシリテーターは、「時間管理」以外の仕事に、余裕を持って専念することができるようにもなるのです。

重要な議題は、会議の時間延長もありうる

会議の議題ごとに時間配分をしておくことで、余裕を持った議事進行を行うことができます。しかし、重要だと判断した議題については、予定していた時間を延長して議論することも必要になります。

会議は、予定していた時間内に終了させることが大切です。しかし、会議においてそれ以上に大切なことは、議論を深めて、よりよい結論を導き出すことに違いありません。

ですからファシリテーターは、時間オーバーしても、時には議論を続ける判断をしなければならないこともあるのです。もちろんその際は、参加者や責任者の同意を得ることが前提になります。

会議司会者・ファシリテーターの能力開発

限れれた時間の中で、会議の生産性を高めるためには、どうしてもファシリテーターの力量が重要です。

ファシリテーターは、良い会議運営ができるようにするために、普段から、ビジネススキルやコミュニケーション能力を向上させる努力をすることが欠かせません。

ファシリテーションの能力を高めたい人は、本学の話し方教室講座で学ばれるのがよいでしょう。

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