話し方教室「会議の司会を成功させるためのファシリテーション4つのポイント」


今回は、会議の司会がなかなかうまくいかないという人へ、会議がスムーズにいくようになる進め方を、4つのポイントに整理してご紹介します。

1.前日までに会議のアジェンダを配布

まず会議を始める前に、重要なことがあります。それは会議のテーマを事前に共有しておくことです。

アジェンダは会議の前日までに、参加者に配布することが鉄則です。項目としては、「議題」「目的」「予定時刻」「時間配分」「場所」「参加者名」「共有資料」になります。

会議の参加者は、アジェンダを配布された以上は会議までに目を通さなくてはいけない義務感に駆られます。また、アジェンダに目を通すのと通さないのでは、当日のアイデアや意見の質がまるで違うものになります。

さらに、前日までにあなたがアジェンダを配布すれば、「デキる司会者」として一目置かれることは間違いないでしょう。

2.会議では遅刻者を待たない

会議の司会者は「タイムキーパー」としての役割もあります。司会者は会議部屋に余裕を持って到着し、遅刻者を待たずに「定刻になりましたので会議をはじめます」と宣言して会議をスタートさせましょう。

会議は限られた時間で多くの人が集まって話し合うわけですから、それなりの成果を出さなければなりません。そのためには、有効な時間の使い方をすべきなのです。

遅刻者を待っていれば、その分会議の時間は削られ、結局しわ寄せは司会者にくることになります。

3.会議スタートの話し方

会議における司会者の役割はいろいろありますが、まず重要なのが会議の切り出し方です。

アジェンダを配布しておけば、参加者は会議の内容を最低限は把握していると思いますので、ここであなたが話す「前置き」や会議の「あらすじ」の出来は、以後の会議の進行や緊張感も大きく左右します。

では、どのように話せばよいのでしょうか?

あがり症の人は、噛んでしまったり早口になってしまいがちです。ちなみに、話すスピードの参考情報ですが、NHKのアナウンサーは1分間に400字程度の文字を読み上げているそうです。

でも、これにはなるべく多くの情報を伝える意味もありますので、スピーチのスピードとしは早すぎます。スピーチのノーマル・スピードは、1分間300字程度と覚えておいてください。

ゆっくりと、口を大きく開け、明瞭に話すことが大事です。

4.会議の議論の進行を可視化する

会議では積極的に発言をする人と司会者だけで進行してしまうことがあります。すると、参加者の中で会議についてこれる人と落ちこぼれてしまう人が発生します。

会議を行うからには最大限の成果を得たいですから、このようなことは避けるべきです。そのために、会議でいま話していることは何なのか、話題のポイントをホワイトボードなどを用いて可視化していきましょう。

また、よく発言する人以外にも話を振ってコミュニケーションをとる姿勢をみせるのも司会者の重要な役割です。参加者からできるだけ質の高いコメントを集めて、よい会議にしていくことが大切ですね。

©話し方教室の名門日本コミュニケーション学院東京 入門・プレ講座 スタッフ委員会/ファシリテーション/学院総長監修