話し方教室「上司の信頼を勝ち取る、うまい報告の話し方・伝え方」

報告の仕方

報告とは、上司とのコミュニケーションです。上司は報告の仕方で、部下の人となりを判断しています。話し下手な人は、報告に行くのも緊張してしまうことでしょう。

今回は、上手に報告をするコツをご紹介します。

1.完了時報告

仕事が済み次第、すぐに、依頼を受けた上司に報告しましょう。上司に「あの仕事はどうなっているの?」と言われてからでは遅すぎます。

上司は、報告で仕事の進み具合や問題点などを把握しています。遅れると、次の仕事の指示が出せないだけではなく、判断を誤ってしまいます。

毎日報告に行くことをルーティン・ワークにしておけば、あれこれ悩まずに報告できます。午前と午後の1回ずつなら、なおさらよいでしょう。

2.経過を報告

長期にわたる仕事の場合は、途中経過を報告しましょう。状況が変わったときや、遅れているときなど早めに報告すれば、すみやかに対処できます。

悪いことほど、早く報告することが大事です。傷が大きくならないうちに上司に報告すれば、良い対処法が決められて早く解決できます。

3.簡潔に報告

結論を先に、理由根拠を後に、簡潔な話し方をしましょう。何時・何処・誰・何・何故・どのように・幾つ・幾らの5W3Hを意識して報告すると分かりやすくなります。

「今までの経緯」・「現状」・「先の見通し」あるいは、「現状」・「問題・課題」・「対策」などの順に簡潔にまとめて話すと、上司からすれば、任せて安心の部下に思えます。

もし自分の意見があれば、最後にしましょう。「これは私見ですが」や、「これは私の推測ですが」と、まず述べてから、中身を説明してください。

4.正確に報告

幾つ・幾らなどの数値は正確に伝えましょう。相手や商品の名前なども正確に報告します。「あれの件ですが…」、「例の人が…」では、誤解が生じてしまいます。また、あやふやな言葉も使いません。

5.文書で報告

毎回でなくても、重要な報告や、具体的な数値を伴う報告は、A4の紙1枚にまとめて報告しましょう。聞くだけでは、すぐに記憶から消えてしまいます。話下手の人は、紙の報告を少し多めにするのも一つの手です。

報告は、ビジネスの基本の「キ」。上手な報告をすれば、あなたの信頼につながります。早く上手くなりたい方は、本学の講座をご利用になることをおすすめいたします。

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