話し方教室東京 教養講座-Web会議・オンラインミーティングの苦手意識を克服せよ!

オンラインコミュニケーションに苦手意識を抱くビジネスパーソン達

「パブリシスト ペーパー」では、バーチャルミーティングにおいて、話し手には、聞き手の注意を引き付けながら効率的に話を進めることが求められると述べている。

近年、テレワークや在宅勤務の増加に伴い、バーチャルミーティング・バーチャル会議(VR会議)、テレビ会議などオンラインコミュニケーションの機会も急増した。

しかしながら、オンラインコミュニケーションに対して苦手意識を抱くビジネスパーソンは少なくない。オンラインコミュニケーションでは、対面型コミュニケーション以上に聞き手の興味・関心や注意を引き付けることは難しく、聞き手の反応も分かりにくい。

事前準備で、会議やミーティングで話す内容を箇条書きにしておく

例えば、ダラダラと長引き話の終わりが見えず、中身のないテレビ会議では、聞き手の関心を失ってしまう。

そこで、オンラインコミュニケーションにおいて聞き手の興味・関心を引き付けるには、事前準備として話す内容を整理しておく。会議やミーティングに備えて話す内容を箇条書きでまとめておくと良い。

パブリックスピーキング中は、メモ書きを見ながら話題から脱線していない、話題が変わっていないことを確認しながら話す。

そして、会議スタート時に話し手は聞き手に対して、発言ルール、チャット使用ルールなど会議を進行するうえでのルールを提示する。例えば、発言したい時は「チャットに記入する」「画面越しに挙手する」「発言の合図となる数字や記号を決めてチャットに入力する」などルールを決めると会議が円滑に進む。

あわせて、会議の進行予定について明確に示す。最後に質疑応答時間が確保されているなど事前に会議の流れが分かると、話の途発での発言や質問なども必要最低限となり、スムーズに進行できるだろう。

視覚的に聞き手の注意を引く工夫を

聞き手を話し手に注目させるには、背景にも注意する。背景に自宅の家具や装飾品などが映り込むと、聞き手はそちらに注意が向いてしまい、肝心の話の内容への注意力が散漫になる可能性がある。

そこで、バーチャル背景機能を活用する。バーチャル背景に設定することにより、聞き手の興味の対象は物理的に減り、話し手へ注意が向くようになる。

また、聞き手の注目を集め、効率的に話を進めるうえで、画面共有も有効であるという。画面を共有することで視覚的に注意を引け、視覚的かつ聴覚的に説明ができて聞き手の理解も深まる。

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