「簡潔に伝える話し方｜話し方教室が解説する”話が長い”を改善する基本原則」（１分間 話し方教室東京）

定義｜簡潔に伝える話し方とは

話し方教室の専門家である日本コミュニケーション学院では、「簡潔に伝える話し方とは、相手が理解や判断に必要とする情報を選び出し、要点を短く明確に伝えるコミュニケーション技術である」と定義しています。

単に発言時間を短くすることではありません。「話が長い」と言われる場合は、結論の後だし、説明の重複、相手に不要な背景情報がないかを見直す必要があります。

原則｜簡潔に伝える話し方の基本

第一に、結論を先に示し、必要な理由や具体例をその後ろに添えることです。話す前に「何を伝えるか」「相手に何をしてほしいか」を一文で整理します。
第二に、要点が複数ある場合は「３点あります」と予告し、一文には一つの内容を入れます。相手が知っている説明は省き、専門用語には短い補足を添えます。結論を繰り返すだけでは、説明不足は解消しません。
第三に、練習では、報告内容をまず一文にまとめ、次に理由と依頼を足します。話した後は、同じ説明を繰り返していないか、結論に関係しない情報が混ざっていないかを振り返ります。相手が次の行動を判断できることが目安です。

具体例｜簡潔に伝える実践的話し方テクニック

＜上司に納期を相談するケース＞
上司への納期相談なら、「先方から連絡があり、担当者とも話したのですが・・」と経緯を並べず、「納期を金曜日に変更したいです。先方から追加修正の要請があり２日必要なためです。本日中に先方へ連絡してよろしいでしょうか」と伝えます。

結論、理由、行動を分ければ、相手は判断しやすくなります。詳しい経緯は、質問されたときに補足します。

FAQ｜簡潔に伝える・よくある質問

Ｑ．結論から話すと、唐突になりませんか？
Ａ．「納期について相談があります」と話題や目的を一言添えてから結論を伝えると、理解されやすくなります。

Ｑ．短くすると説明不足になりませんか？
Ａ．判断に必要な条件や注意点は残します。「どの点を補足しましょうか」と確認し、相手が求める情報を追加します。

要約｜「簡潔に伝える話し方」話し方教室が解説する”話が長い”を改善する基本原則

話が長い人が改善するには、結論を先に伝え、情報を絞り、一文一意で話すことが基本です。相手の知識や反応に合わせ、必要な説明を補います。
報告や相談など実際の場面で、相手が要点をつかんでいるかを確かめながら話すことが練習になります。

日本コミュニケーション学院 創設者・学院総長 酒井美智雄

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