「相手の理解度に合わせた説明の極意 – 聞き手に響く伝え方のコツ」（１分間 話し方教室東京）

ビジネスシーンや日常会話において、相手の理解度に合わせた説明は、効果的なコミュニケーションの鍵となります。相手の理解度を見極め、適切な説明を行うためのスキルを磨くことは、ビジネスパーソンとしてとても大切なことです。

今回は、相手の理解度に応じた説明のコツを述べてみましょう。

1.相手の理解度を見極める

効果的な説明を行うためには、まず相手の理解度を正確に把握することが重要です。これは、会話やプレゼンテーションにおいての基本です。

質問で理解度をつかむ

相手の知識や経験を確認するために、オープンクエスチョンを用いて質問を投げかけましょう。例えば、「この件については、どの程度ご存知でしょうか？」や「これまでに同様のプロジェクトに関わった経験はありますか？」などが有効です。

これにより、相手が持つ基本的な知識や関心の範囲を把握することができます。また、相手の回答から専門用語の理解度も測ることができ、以降の説明がより効果的になります。

反応を観察して理解度をつかむ

 

さらに、相手の表情や反応からも理解度を読み取ることが大切です。困惑した表情や質問が多い場合は、説明が難解すぎる可能性があります。逆に、相手が頷いている場合は、理解が進んでいるサインです。

例えば、相手が眉をひそめたり、頻繁に「どういう意味ですか？」と尋ねる場合は、説明が複雑すぎる可能性があるため、もう少し噛み砕いた表現に切り替える必要があります。

2.理解度に応じ説明を工夫する

相手の理解度に合わせて、説明の方法や内容を調整することが求められます。特に、初心者と上級者では適切な情報量や表現方法が大きく異なります。

初心者には具体例や比喩を

専門用語や抽象的な概念は避け、具体的な例や比喩を用いて説明しましょう。例えば、複雑なシステムの動作を説明する際には、「これは、料理のレシピのようなものです。各手順を正確に守ることで、期待通りの成果が得られます」というように、日常的な事例を交えて話すと理解が深まります。

また、図やイラストを用いることで、視覚的な理解も助けることができます。

上級者には専門的情報提供を

相手が専門的な知識を持っている場合は、詳細なデータや専門用語を用いて、深い情報を提供しましょう。例えば、エンジニアやプログラマーに対しては、技術的な詳細やアルゴリズムの動作原理について具体的に説明する方が効果的です。

ただし、過度な専門用語の使用は避け、必要に応じて補足説明を加えることが大切です。これは、専門家であっても背景知識が異なる場合があるためです。

3.フィードバックを活用する

説明後のフィードバックを活用することで、相手の理解度を確認し、今後の改善につなげることができます。これにより、その後のコミュニケーションがより効果的になります。

フィードバックを受ける

「ここまでの説明で、不明な点はありますか？」や「どの部分が特に難しかったですか？」といった質問を投げかけることで、相手の理解度を確認できます。

また、相手に要点を要約してもらうことで、理解度を把握することも可能です。例えば、「この仕組みについて、簡単に説明してもらえますか？」と尋ねることで、相手がどれほど理解しているかが明確になります。

フィードバックをもとに調整する

相手からのフィードバックを受けて、説明の方法や内容を見直しましょう。例えば、相手が「もう少し具体的な例が欲しい」と言った場合は、次回の説明で具体例を増やすなどの工夫が必要です。また、相手が理解しやすい表現を見つけるためには、異なる説明スタイルを試すことも有効です。

相手に伝わる説明スキルを身につけることは、自身のコミュニケーション能力の向上につながります。ぜひとも、取り組んでみてください。

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