「会議が変わる！成果を出すチームの話し合いの技術」（１分間 話し方教室東京）

職場での話し合いは、単なる意見交換にとどまらず、チーム全体の成果に大きな影響を与えます。効率的かつ効果的な話し合いを実現するためには、いくつかの基本的な技術が必要です。

今回は、チーム全体で成果を出すための話し合いの技術について、具体的なポイントとともに解説します。

1. 目的とゴールを明確にする

チームの話し合いが成果を生むためには、目的とゴールを明確にすることが不可欠です。話し合いが何を目指しているのかを全員が理解することで、議論がブレずに進むようになります。

また、明確な目的があれば、メンバー全員が同じ方向に向かって努力できるため、チーム全体の結束力も高まります。

目標設定の重要性

目標がはっきりしていれば、メンバー全員が同じ方向に向かって行動できるようになります。具体的な目標を設定することで、話し合いの効率が大幅に向上し、メンバーのモチベーションも高まります。

たとえば、「次のプロジェクトで売上を20%増加させる」や「顧客満足度を5ポイント向上させる」といった具体的な目標があれば、全員がその達成に向けて具体的なアイデアを出しやすくなります。

アジェンダの準備

事前にアジェンダ（会議の議題として予定している内容とその進行スケジュール）を共有することで、話し合いの内容や優先順位が明確になり、時間の無駄を防ぐことができます。

これにより、重要なポイントを見逃さず、効率的に話し合いを進められます。また、アジェンダが明確であれば、メンバーが準備を整えやすくなり、質の高い議論が期待できます。

2. 全員発言と肯定的フィードバック

話し合いは一方的な指示や報告ではなく、チームメンバー全員が積極的に意見を出し合う場です。全員が発言しやすい環境を作ることが、創造的なアイデアや問題解決に繋がります。

特に、全員の意見が反映されることで、多角的な視点からの議論が可能になり、より優れた解決策が見つかりやすくなります。

全員発言

特定のメンバーだけが話す状況を避けるために、全員に発言の機会を均等に提供することが重要です。これにより、多様な視点が取り入れられ、よりバランスの取れた議論が可能になります。

具体的には、ラウンドテーブル方式で全員に順番に発言を促したり、少人数のグループに分けてディスカッションする方法が有効です。

肯定的フィードバック

メンバーが自分の意見を共有しやすいように、積極的なフィードバックを心がけましょう。肯定的なフィードバックがあると、チーム全体の信頼感が高まり、より自由な意見交換が可能になります。

具体的には、「いい意見だね」「その視点は新しい」といった肯定的なリアクションがメンバーの発言意欲を高めます。

3. 意思決定とアクションプラン

話し合いの成果を具体的な行動に結びつけるためには、意思決定とその後のフォローアップが不可欠です。曖昧な結論にせず、実行可能なアクションプランを設定することがポイントです。

また、話し合いで合意した内容が現実に実行されなければ、話し合いの価値が半減してしまいます。

意思決定プロセス

意思決定は全員の合意が重要です。少数派の意見も尊重しながら、全体の方向性を定めるプロセスを取り入れることで、メンバーの納得感を高めることができます。

具体的な合意形成の方法として、投票やディスカッションを通じて全員の意見を確認するステップが有効です。

アクションプラン

決定事項を実行に移すためには、具体的な行動計画と責任者を明確にすることが必要です。これにより、各メンバーが自身の役割を理解し、成果を出しやすくなります。

さらに、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調整する仕組みを作ることも重要です。

効果的な話し合いは、チーム全体の成果を引き上げ、個々のメンバーの成長にも繋がります。これらの技術を活用して、より強いチーム作りを目指しましょう。

■ 記事関連・話し方講座／話し方教室・目的別・話し方講座一覧

■ １分間 話し方教室 提供／©話し方教室の名門・日本コミュニケーション学院(東京)／話し方教室コラム・スタッフ委員会