「会議を効率化する3つの話し方スキル：ファシリテーションで成果を出す進め方」（１分間 話し方教室東京）

職場の会議で「結局、何が決まったのか分からない」「いつも同じ人ばかり話している」といった声がよく聞かれます。こうした非効率な会議を改善するカギは、ファシリテーション力です。

誰もが納得し成果につながる会議の進め方には秘訣があります。今回は、効果的な会議のためのファシリテーションスキルをご紹介します。

1. 会議のゴール明確化と時間配分

会議を円滑に進めるには、ゴールと時間配分を意識した進行が不可欠です。ファシリテーターは、構成力と話力を持って場を動かす役割を果たします。

ゴールの明確化

「今日は何を決める会議か」を冒頭で共有することで、参加者全員の視点をそろえることができます。たとえば、「本日の目的は、A案・B案・C案のうち、最も適した案を一つに絞ることです」こうした冒頭の一言が、話の軸を明確にし、脱線を防ぐ鍵となります。

時間配分を意識

時間を区切って「あと5分でこの議題の方向性をまとめましょう」といった進行は、時間管理と話し合いの緊張感を両立できます。話が長くなりがちな会議では、ファシリテーターの話し方が時間効率を左右します。

2. 発言しやすい雰囲気づくり

会議の本質は「対話」です。全員が意見を出しやすくなるような場づくりには、傾聴をベースとした促しの話し方が効果的です。

話しやすい空気づくり

「○○さんはこの件についてどう思いますか？」と問いかけることで、普段あまり発言しない人にも発言のきっかけを与えられます。また、「他の視点を持つ方はいませんか？」といった中立的な促しも有効です。

意見を肯定的に受け止める

「なるほど、○○さんは〜という考えなんですね」といったリフレーズ（言い換え）は、相手に「ちゃんと聞いてくれている」という安心感を与えます。
これは心理的安全性を高め、会議の活性化につながる技術です。

3. 議論の見える化と決定事項の言語化

会議が目的を果たすには、話された内容をその場で可視化し、言葉でまとめる技術が欠かせません。

意見の見える化を

出てきた意見をその場で板書したり、要点を箇条書きで整理することで、参加者の理解が深まります。「誰が何を言ったか」を視覚的に整理することは、発言者の承認欲求をみたしますし、また、参加者の頭の整理にも有効です。

やるべきことを言語化してまとめる

「ここまでの内容をまとめると、～という方針で進めてよろしいですか？」と明確に言葉にすることで、結論を共有し会議の意味を明確化できます。この「まとめの言い方」が不明確だと、結局また次回に持ち越し…という非効率が発生します。

話し方教室の視点／酒井学院総長の一言

会議の効率化のためにはファシリテーションスキルのレベルアップが欠かせません。上記では、最低限必要なファシリテーションスキルを紹介しました。

まずは、紹介したポイントを確実に実行してください。それだけでも、会議が変わるはずです。その上で、ほかにやるべきこともありますが、それは、おいおい述べていきましょう。

会議が変われば、成果が変わります。あなたの職場の会議のレベルアップをぜひ、あなたから、はじめてください。

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